Sistem Pengelolahan Transaksi (TPS)

      Transaction Processing Sistem (TPS) atau sistem pengolahan transaksi adalah sebuah sistem yang digunakan untuk keperluan transaksi sehari – hari. Sistem ini sangat berguna untuk menghasilkan/memproduksi data. Contoh TPS yang mendapat data dari luar adalah pemasukkan data penjualan, pembuatan faktur transaksi, pembuatan cek, reservasi hotel, keluar masuk data keuangan pada bank, point of sale atau komputerisasi pada kasir penerima uang dan lain sebagainya. Sedangkan untuk data yang dating dari dalam , TPS dapat ditemukan pada perencanaan produksi, perpindahan bahan baku dan hasil produksi, pembayaran gaji karyawan, pembuatan dan perpajakan, pembuatan nota pembelian, dan lain-lain.

      (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan.

      Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.

Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:

1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.
2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut:
1. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
2. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian data, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
3. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnya menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang pelanggan, dsb.
4. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.
3. Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para pengguna.
4. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi

Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain sebagai berikut:

•  Volume data yang di-proses relatif sangat besar.

• Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.

• Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa diperoses dalam waktu singkat.

• Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan internal.

• Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.

• Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.

• Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.

• Komputasi tidak terlalu rumit.

Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu:

1. Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam 17:00.
2. Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.
3. Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.
4. Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam.

Selain itu seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan teknologi internet maka dilahirkan sistem client-server yang populer dengan nama On Line Transaction Processing (OLTP). Prosedur pengolahan mirip dengan online-processing, perbedaan-nya adalah pada teknologi jaringan. Online processing menggunakan arsitektur jaringan terpusat (host-based) sementara OLTP menggunakan arsitektur client/server. Perkembangan dari OLTP melahirkan Customer Integrated System (CIS) yaitu sistem OLTP dimana user/pengguna melakukan sendiri transaksinya secara online, misalnya sistem mesin ATM (automatic teller machine), atau e-commerce (perdagangan lewat fasilitas elektronik).

      Sistem ini digunakan untuk keperluan transaksi sehari-hari. Sistem ini sangat berguna untuk menghasilkan data. Daur ulang informasi dari sistem ini akan mendapatkan data dari luar dan dari dalam. Untuk data yang datang dari luar, sistem ini dapat ditemukan pada front office yang prosesnya sangat dekat dengan pelanggan, bahkan ada yang berinteraksi langsung dengan pelanggan. Contoh dari sistem ini antara lain pemasukan data penjualan, pembuatan faktur transaksi, pembuatan cek, reservasi hotel, keluar masuk data keuangan pada bank, point of sale atau komputerisasi pada kasir penerima uang (cash register) dan lai sebagainya. Sedangkan untuk data yang datang dari dalam dapat ditemukan pada perencanaan produksi, perpindahan bahan baku dan hasil produksi, pembayaran gaji karyawan, pembuatan data perpajakan, pembuatan nota pembelian, dan sebagainya. Pemakai sistem ini biasanya memiliki kemampuan komputer yang baik sehingga pemrograman harus memenuhi beberapa kriteria:

(1) tahan banting; 

(2) mudah digunakan; 

(3) perlengkapan keluar masuk yang tangguh; dan 

(4) dipersiapkan untuk pekerjaan yang berulang dan sesuai dengan data yang sebenarnya.

      Biasanya sistem pendukung ini dibagi menjadi dua solusi yaitu sistem pengolahan transaksi secara daring dan sistem pengolahan transaksi secara batch. Sistem yang secara daring mempunyai hubungan langsung dengan pusat data sehingga pengambilan dan pemasukan data akan menimbulkan efek pada seluruh informasi di perusahaan. Pengambilan uang pada bank akan dikonfirmasi terlebih dahulu dengan data yang menyebutkan jumlah uang yang dimiliki oleh nasabah. Sedangkan sistem batch dilaksanakan bila data transaksi tidak memerlukan konfirmasi dari salah satu pusat data. Contohnya dari sistem pendukung ini ada di supermarket. Penjualan barang-barang di supermarket tidak mengacu pada siapa pembelinya, stok yang masih ada, harga beli bahan, dan lain sebagainya. Transaksi penjualan digabung ke pusat data pada periode tertentu.