Executive Support System atau Sistem Pendukung Eksekutif adalah sebuah sistem yang oleh para senior manajer / eksekutif sebuah perusahaan atau organisasi untuk memberikan dukungan terhadap keputusan yang tidak terprogram dalam manajemen strategis. Informasi ini sering bersifat eksternal, tidak terstruktur dan bahkan tidak pasti. Lingkup dan konteks informasi yang tepat seringkali tidak diketahui sebelumnya.
Tujuan Executive Support System adalah untuk mengintisarikan informasi dari
bermacam-macam sumber lalu diserahkan pada Manajer Tingkat Atas (MTA). MTA
biasanya membutuhkan informasi atas dasar Critical Success Factor (CSF) yang
artinya factor yang telah mebuat suatu organisasi berjalan menuju sukses.
Factor ini diperhatikan dan dijaga bila organisasi tersebut ingin menjadi
sukses, caranya :
- Kemampuan untuk menampilkan CSF
- Kemampuan untuk menampilakan gambar grafik
- Kemampuan untuk menapilkan kunci permasalahan
- Kemampuan untuk memilih dan menampilkan salah satu CSF
- Kemampuan untuk menampilkan garis besar keuangan
- Kemampuan untuk melihat dan mengubah perencanaan strategis
Informasi yang diberikan eksekutif oleh Executive Support System antara lain:
1. Informasi Pasar
2. Informasi Teknologi
3. Informasi Investasi
1. Informasi Pasar
2. Informasi Teknologi
3. Informasi Investasi
ESS dikembangkan
utamanya untuk: Menyediakan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pihak
Eksekutif. Menyediakan antarmuka yang benar-benar user-friendly untuk
Eksekutif. Mempertemukan pelbagai gaya keputusan individu para Eksekutif. Menyediakan
pelacakan dan kontrol yang tepat waktu dan efektif. Menyediakan akses cepat
pada informasi detil yang tersirat di teks, bilangan, atau grafik. Memfilter,
memadatkan, dan melacak data dan informasi yang kritis. Identifikasi masalah
(atau juga kesempatan). EIS bisa juga digunakan pada pelbagai jenis perusahaan
dan melayani sejumlah manajer sebagai suatu Enterprise Wide Systems (EWS).
Sifat dan keunggulan ESS pada umumnya yaitu :
- Dapat menyajikan informasi yang lebih relevan demi menghemat waktu MTA
- Dapat membantu MTA mengetahui lingkungan dengan lebih cepat, lebih singkat dan lebih up-to-date.
- Dapat dibuat khusus (secara individu) sesuai dengan yang diminta MTA
- Mempunyai kemampuan grafik yang cukup
- Dapat berkomunikasi dan membandingkan strategi
- Dapat member gambaran individu
- Mampu mengambil data dari luar dengan mudah.
Alasan utama pengembangan EIS :
- Menyediakan kebuthan informasi yang diperlukan oleh pihak eksekutif
- Menyediakan antar muka yang benar-benar user-friendly untuk eksekutif
- Mempertemukan pelbagai gaya keputusan individu para eksekutif
- Menyediakan pelacakan dan kontrol yang tepat waktu dan efektif
- Menyediakan akses cepat pada informasi detil yang tersirat di teks, bilangan, atau grafik
- Memfilter, memadatkan, dan melacak data dan informasi yang kritis
- Identifikasi masalah (atau juga kesempatan)
1. Harus ada MTA, bahkan sebaiknya CEO yang tahu tentang keberadaan ESS dan sungguh-sungguh membantu proses pelaksanaan ESS.
2. Harus ada orang yang tau tentang ESS dan terjun dalam pelaksanaan ESS karena keterbatasan waktu yang dimiliki oleh MTA
3. Harus ada orang yang tau bagaimana mengatur sumber informasi agardapat disajikan dengan baik sesuai bentuk yang dibutuhkan
4. Perlengkapan dan teknologi yang digunakan harus sesuai dengan kebutuhan.
5. Sistem harus memiliki kemampuan mengatur data serta menganalisis problem yang mengikutinya
6. Bahwa ESS yang membantu MTA dalam menentukan dan mengontrol misi perusahaan harus jelas terhubung
7. Bagian organisasi yang menentang keberadaan ESS harus dapat ditangani dengan baik.ESS memiliki kemungkinan mengubah alur informasi sehingga sering terjadi konflik politik karena ada perpindahan kekuasaan.
8. Pelebaran dan evaluasi dari ESS pada sistem informasi harus diperharikan karena selalu ada tedensi dari manajemen di tingkat yang lebih bawah yang menginginkan kemampuan akses yang sama.
Karakteristik ESS
Berikut ini adalah karakteristik-karakteristik
yang dibutuhkan oleh ESS, dan keuntungannya .
1. Kualitas
Informasi :
- Fleksibel
- Menghasilkan informasi yang benar
- Menghasilkan informasi yang sedia setiap saat
- Menghasilkan informasi yang relevan
- Menghasilkan informasi yang lengkap
- Menghasilkan informasi yang valid
2. Antarmuka
User :
Memiliki antarmuka user grafis yang canggih
(misal, GUI)
- Memiliki antarmuka user grafis yang user-friendly • Akses informasi yang aman dan terjamin kerahasiaannya
- Waktu tanggapan atas respon cepat
- Dapat diakses dari sembarang tempat
- Memiliki prosedur akses yang dapat diandalkan
- Meminimalkan penggunaan keyboard; penggunaan alternatif pengontrol infra merah, mouse, papan sentuh, dan layar sentuh.
- Mendapatkan kembali informasi yang diinginkan secara cepat
- Didesain sesuai dengan gaya-gaya manajemen dari para eksekutif
- Memiliki self-help menu
3. Keuntungan
:
- Membantu pencapaian tujuan-tujuan organisasi
- Membantu mengakses informasi
- Menjadikan user lebih produktif
- Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan
- Memberikan keuntungan kompetitif
- Menghemat waktu bagi user
- Meningkatkan kapasitas komunikasi
- Meningkatkan kualitas komunikasi
- Memberikan antisipasi terhadap masalah/peluang
- Mengijinkan adanya perencanaan
- Menemukan penyebab dari masalah
- Memenuhi kebutuhan eksekutif
Berikut adalah beberapa contoh informasi yang sering menjadi sumber ESS:
a. Database eksternal
b. Laporan teknologi seperti catatan paten dll.
c. Laporan teknis dari konsultan
d. Laporan pasar
e. Informasi rahasia tentang pesaing
f. Informasi spekulatif seperti kondisi pasar
g. Peraturan Pemerintah
h. Laporan keuangan dan informasi keuangan terkini
Tidak ada komentar:
Posting Komentar