Sistem ini bertujuan untuk menggabungkan dan penerapan teknologi, memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan. Secara fungsional sistem ini dapat didefinisikan sebagai suatu rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan. Secara teknis sistem ini dapat berupa sebuah sistem yang digunakan untuk membuat, menyimpan, mengambil, mengubah, dan mengkomunikasikan informasi yang terjadi di perusahaan atau perkantoran. Bentuk informasi dapat berupa tulisan antara lain adalah teks, grafik, fax, telex, data komputer; berupa suara antara lain radio, telepon, atau video. Sebuah contoh untuk sistem otomasi perkantoran ialah surat elektronik dan voice mailing.
Pengguna office autmation biasanya merupakan orang-orang yang bekerja di dalam kantor. Pengguna office automation dibagi ke dalam 4 kategori, yaitu :
1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Pegawai Administratif
Office Automation System (OAS)
memiliki tiga tujuan yang harus diraih, yaitu :
- Penggabungan dan penerapan teknologi
- Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
- Meningkatkan produktifitas pekerjaan dan efektifitas pekerjaan.
Secara fungsional, OAS dapat didefinisikan sebagai
sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas
pekerjaan dan efektifitas pekerjaan. Secara teknis, OAS dapat berupa sebuah
sistem yang digunakan untuk membuat, menyimpan, mengambil, mengubah, dan
mengkomunikasikan informasi yang terjadi diperusahaan atau perkantoran.
Beberapa
fasilitas OAS yang sering digunakan orang sebagai berikut :
- Word Processor (pengolah kata)
- Document Manajement.
- Electonic Mail
- Electronic Funds Transfer (EFT)
- Voice Mailing System.
- Voice Information Services.
- Fax Information Services.
- Video Conference
Sebuah contoh untuk OAS zaman dulu yang
menangani informasi dalam bentuk tulisan adalah mesin pengolah kata sebagai
kata pengganti mesin tik. Dengan perkembangan komputer yang dapat berkomunikasi
dengan komputer lain muncullah “Electronic Mail”. Dengan elektronik mail, orang
perkantoran dapat mengkomunikasikan teks, grafik, dan data komputer dengan
menggunakan jalur komunikasi komputer.
Di sisi lain, muncul pula teknologi yang
menambah kemampuan jaringan telepon pada informasi suara. Kemampuan yang
sekarang diunggulkan pada informasi saat ini adalah “Voicel Mailing System”, “Voice Information
Service”, dan “Fax Information Service”. Terkahir adalah masuknya inforamsi
gambar video kedalam jaringan komputer. Dalam hal ini telah muncul aktivitas
untuk “Video Conference”.
Pada dasarnya teknologi telah dapat melewati
batasan media. Jadi, dapat dikatakan bahwa segala bentuk informasi telah dapat
dikomunikasikan dari satu tempat ke tempat lain media apa pun. Hanya saja
beberapa diantaranya tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini. Ini
adalah kesempatan bagi kita para pekerja di bidng informasi untuk mencari yang
sesuai, layak, dan tepat guna dari peralatan OAS pada organisasi kita. Beberapa
fasilitas OAS yang sering digunakan orang dapat disarikan sebagai berikut:
1.
Word
Word processor (pengolah kata) adalah salah satu jenis OAS yang sudah
banyak digunakaan orang. Sudah banyak terbukti bahwa produktivitas pekerja dan
efektivitas pekerjaan dapat ditingkatkan dengan menggunakan word processor.
2.
Document
Management
Beberapa teleh ditemukan guna menigkatkan efisiensi penyimpanan dan
pengambilan dokumen. Contoh produk yang masuk dalam klasifikasi ini adalah Dokumen Content Archintecture (DCA) oleh
IBM, Document Interchange Architecture
(DIA) oleh IBM, Electrinic Filling System
oleh banyak vendor, Information
Retrival System, dan Computer Aided
Retrievall sistem lain yang sejenis.
3.
Electronic
Mail
Electronic mail biasanya dikirim, melalui jaringan komputer. Pada
jaringan komputer, setiap pemakai komputer memiliki nama sendiri, yang biasa
disebut sebagai ‘account’. Semua data tentang sebuah ‘account’ memang harus
dimasukkan lebih dulu sebelum ‘account’ tersebut dapat dikenal. Dengan
menggunakan salah satu pengolah kata, kita dapat menulis surat atau memo lalu
menitipkan surat tersebut kepada jaringan. Dengan menyebutkan ‘account’ yang
dituju, maka setiap pemakai komputer yang memiliki ‘account’ masuk atau memakai
komputer yang berhubungan dengan jaringan. Dengan demikian, maka secara otomatis
jaringan akan memberi tahu bahwa beliau menerima sebuah surat atau memo
untukknya.
4.
Electronic
Funds Transfer
Electronic Funds
Tranfer (EFT) menggantikan pengirim kertas/dokumen/uang ke bentuk eletronik.
EFT dapat melaksanakan transaksi pendanaan, transfer, pembayaran utang, pengembalian/penagiahan,
dan sebagainya dari bank ke pelanggan atau antarbank. Contohnya, Automatic Teller Machine (ATM), Electronic Shipping (berbelanja melalui
komputer yang dihubungkan dengan modem), dan beberpa aplikasi kartu kredit.
5.
Voice
Mailiing System
Ini adalah
fasilitas yang dibeikan pada Private
Brance Exchange (PBX). PBX dapat disamakan dengan jaringan telepon yang
dimiliki oleh PT.Telkom, hanya saja dengan skala yang kecil. (Key Telephone adalah alat yang mirip engan
PBX, tetapi dengan skala yang lebih kecil dengan cara pengoperasian yang
sedikit berbeda). PBX, juga peralatan PBX yang ada di PT.Telkom dapat melayani
dua bentuk informasi, yaitu suara atau sinyal analog atau fax. (Apabila suara
dikirim dengan sinyal analog, maka mesin fax sebenarnya adalah mesin penerjemah
antara gambar ke suara atau sinar analog sebaliknya. Catatan: telex mempunyai
jaringan tersendiri).
6.
Voice
Information Service
Adalah sebuah alat
yang digabung dengan PBX yang berguna memberi jawaban tentang informasi yang
dibutuhkan oleh telepon. Informasi yang diberikan hanyalah informasi yang telah
disediakan. Disini pemakai dituntun oleh menu yang berupa suara pula. Fasilitas
ini biasa digunakan oleh bank untuk melihat rekening Koran atau perusahaan
service lain untuk memberikan informasi lain.
7.
Fax
Information Service
Fax information
service mempunyai fungsi kerja yang
mirip dengan Voice Information Service, tetapi yang dikirim adalah informasi
dalam bentuk fax. Fax information service juga dapat menggunkan komputer
pribadi sehingga setiap perusahaan dapat memilikinya.
8.
Video
conference
Conference adalah
fasilitas untuk berbicara dengan lebih dari satu orang lawan bicara. Video adalah
bentuk gambar yang dapat dilihat, yang dalam hal ini terdapat dua pilihan,
yaitu gerak penuh (full motion) dang amber beku (freeze frame).
Hal ini dapat menimbulkan beberpa kemungkinan problem yang perlu
diantisipasi secara dini.
1. Perpindahan dari fase dasar ke fase
pneggabungan akan mengubah struktur organisasi karena semula OAS yang digunakan
oleh type 1 yang kemudian pada fase selanjutnya lebih di dominasi oleh
manajemen tipe 2.
2. Teknologi OAS cukup sulit dimengerti sehingga
dibutuhkan pelatihan yang cukup agar semua dapat memanfaatkan peralatan yang
ada.
3. Siapa yang akan membawahi OAS ini? Bagian
komputer atau bagian komunikasi ? padahal keduanya harus belajar sesuatu yang
baru lagi.
4. Penurunan pegawai yang dapat menimbulkan
kesalahan dan kendala.
5. Harganya mahal sehingga arah yang dituju
harus sudah jelas. Kesalahan dalam penerapan OAS menghasilkan keluaran yang
tidak sesuai dengan ongkos.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar